Những lần trước mình đã phàn nàn về email mà sinh viên quá cầukỳ lời lẽ, quá dài dòng hay khúm núm không cần thiết,nhưng thật ra nhiều người lớn cũng không biết cách dùng email. Lần này mình sẽ góp ý về sựchuyên nghiệp khi lập email. Cần lưu ý hai điểm sau:

1.     Email phải kèm tên thật:

Người trẻ thường thích những nick nghịch ngợm nhưng khi dùng mail để trao đổi công việc thì không phù hợp chút nào. Sinh viên email cho giáo viên mà toàn là Cô bé u sầu, Mèo Mướp, Mũ Rơm,.. Những nick kiểu này không phù hợp với giao tiếp nghiêm túc. Một số em lại đặt tên kiểu Vivian Trần, Lady Fanh…cũng rất khó theo dõi. Hãy đặt mình vào vị trí người nhận để thấy với những nick như vậy rất khó tìmlại email của các em khi cần!!!

Thực ra người dùng có thể lấy email thế nào cũng được  (vitquaybackinh@yahoo.comcũng OK mặc dù không hay lắm vì nhiều khi email dùng quá lâu, không tiện đổi)nhưng trong phần đăng ký thông tin phải ghi tên thật (có dấu hay không cũng được)kèm một dấu hiệu nhận dạng (VD: Nguyễn Hạnh Trang K50 FTU hay Nguyễn Văn Hiệp FPT. Như vậy email của bạn khó bị rơi vào quên lãng! Ở nước ngoài mỗi sinh viên, mỗi cán bộ đềucó account email của cơ quan kiểu nguyenhanhtrang@ftu.edu.vnnhưng khi ở VN việc này chưa phổ biến. Hầu hết sinh viên và cả người đi làm lâu năm vẫn dùng email công cộngnhư gmail hay yahoo nên việc bổ sung thông tin lại càng cần thiết.

2. Email phải có tiêu đề rõ ràng:
VD: “Gửi cô đề tài khóa luận TN” vì sẽ làm người nhận chú ý ngay khi nhận và dễ tìm lại. Không nên rep lại mail cũ vì sẽ giữ nguyên tiêu đề cũ. Hơn nữa mail quá dài, không tập trung. Khi xong một vấn đề nên compose mail mới với tiêu đề mới. Nếu lâu mới viết mail lại nên có vài dòng giới thiệu lại nội dung cũ.

3.Trong signature khi set up email phải cóthông tin cá nhân tối thiểu, kiểu:

Nguyễn Văn A (Mr.)

K51 Kinh tế Đối ngoại

Trường ĐHNT – 91 Chùa Láng

Thành viên CLB ….

ĐT: 091234567

Nếu quan hệ nhiều với người nước ngoài hoặc muốn gây ấn tượng, các bạn có thể để signature bằng tiếng Anh nhưng phải đảm bảo văn phạm chính xác, kẻo “lợi bất cậphại”. Như vậy giáo viên, đối tác hay nhà tuyển dụng sẽ có thể contact với bạn dễ dàng hơnvà cảm thấy tin cậy hơn!

Hãynhớ email chính là bước đầu đề gây ấn tượng với đối tác giao tiếp, dù đó là bạn bè, giáo viên hay nhà tuyển dụng…Có thể em rất giỏi nhưng nếu email của bạn đã bị bỏ qua thì bạn sẽ không bao giờ có cơ hội chứng minh năng lực của mình!

CHUYÊN NGHIỆP HAY LÀ CHẾT!